J’ai eu le plaisir d’accueillir Marie au micro de Graine d’Osmose pour une capsule interview.
Actuellement en licence 2 Gestion à l’IAE de Lille, Marie souhaite s’orienter dans le domaine du marketing digital et de la communication. C’est pour cela qu’elle m’a contacté afin de réaliser un stage à mes côtés. Ce stage nous a permis de collaborer ensemble durant deux mois, au travers duquel j’ai pu lui déléguer différentes missions afin qu’elle puisse se spécialiser dans le domaine.
🎙️ Dans l’épisode du jour, nous avons eu envie d’aborder avec Marie une thématique qui nous tient à cœur : déléguer pour la première fois.
En effet, nous avons décidé toutes les deux d’enregistrer ce podcast en cette fin de stage, pour te faire un retour sur cette belle expérience et te faire profiter de notre témoignage collaboratif en te partageant la vision tuteur VS stagiaire dans un contexte entrepreneurial.
C’est un sujet qui te parle ? Tu aimerais toi aussi déléguer ?
Alors installe-toi confortablement et savoure l’épisode du jour.
Pourquoi commencer à déléguer ?
Mathilde – Comment as-tu perçu le fait d’être dans une si petite entreprise ?
Marie – Cela m’a permis de voir la différence entre un stage en entreprise et un stage auprès d’une entrepreneuse. Par exemple, durant ce stage, j’ai remarqué qu’il y a beaucoup plus de proximité, c’est plus informel, il y a une capacité d’adaptation plus développée. Puisqu’on était qu’à deux, on pouvait discuter très facilement lorsque l’on rencontrait un problème, tandis qu’en entreprise c’est plus compliqué. Donc pour résumer, c’est plus agréable et je n’avais pas l’impression qu’il y ait un lien de subordination entre toi et moi.
Mathilde – J’aimerais à présent poser une nouvelle question concernant le moment opportun pour déléguer. Pour ma part, je sentais que je n’étais pas encore prête psychologiquement à déléguer, j’avais l’impression que ce n’était pas le bon moment, donc à quel moment on estime que c’est le plus judicieux de déléguer ?
Je pense qu’il n’y a pas de moment où nous avons un déclic. Lorsque l’on est solopreneur, notre entreprise s’apparente à “notre bébé” donc nous pouvons être réticent à déléguer pour la première fois. Par ailleurs, j’ai également eu peur de perdre du temps au démarrage. C’est suite à la sollicitation de Marie, qui est venue me chercher, que j’ai choisi de ne pas me fermer de porte. C’est aussi grâce au feeling qu’on a eu toutes les deux que je me suis dit : “Pourquoi pas déléguer maintenant, car il y a tellement de changements, que c’est maintenant que j’avais besoin de soutien.”
Et toi Marie, au regard de cette expérience, comment as tu vécu ce cheminement ?
Marie – Je pense aussi que la fluidité qu’il y a eu entre nous t’a permis de sauter le pas. Je pense donc que les entretiens sont importants dans ce processus de délégation.
Selon moi, c’est justement lors d’un changement opéré dans son entreprise qu’il est le plus opportun de déléguer. En effet, cela te permet de te concentrer sur d’autres choses et sur les projets prioritaires.
Mathilde – Quelles questions se poser avant de faire appel à un ou une stagiaire ?
Marie – Pour moi, il y a quelques questions essentielles :
- Est ce que l’on est au clair dans son activité ? Par exemple, toi tu étais réellement au clair sur ta mission de vie, tes valeurs etc. Cela s’est immédiatement ressenti en début de stage lors de la présentation de ton entreprise. J’ai donc tout de suite perçu ton univers et c’était plus agréable pour moi.
- Est ce que l’on est au clair sur les missions à déléguer ? Toi tu savais très bien que tu devais déléguer sur la partie organisationnelle et communication, donc je savais où j’allais et ce que ça allait m’apporter car c’était en lien avec mes études et mes attentes.
Je pense que ce sont les deux principales questions à se poser avant de déléguer.
Mathilde – Oui effectivement, pour rebondir sur ce que tu dis, j’étais au clair avec mon activité car j’étais en restructuration. Donc il est important de savoir sa mission de vie, son offre, ses valeurs etc.
Cela peut donc être un des avantages à déléguer : cela “oblige” à être au clair donc ça donne l’impression d’avoir des fondations solides. C’est également un exercice de tout reformuler à l’écrit et à quelqu’un qui va entrer dans le quotidien de l’entreprise.
Aussi, j’étais au clair sur mes attentes, à savoir que tu m’aides sur le côté communication, notamment dans la définition d’une stratégie pour mon podcast, la refonte du site web et des missions de communication internes.
Donc il y a eu ce cœur central de communication et pleins de sujets qui gravitaient autour de ça. Il y avait donc un cadre pour se rassurer mais on a pu faire preuve de flexibilité pour ne pas se sentir enfermées et vivre cela en toute fluidité.
Marie – C’est aussi l’intérêt de ce milieu, on se laisse la liberté de privilégier des missions plus importantes ou plus intéressantes pour l’une et l’autre. A titre d’exemple, à la base, je ne devais pas faire de la création de contenu sur Canva, mais cela était important pour moi et un gain de temps pour toi, donc j’ai pu en faire énormément. Il y avait cette symbiose et cette complémentarité entre nous.
Mathilde – Déléguer s’apprend tout au long du stage. Soit l’opportunité se présente directement à vous, soit vous avez envie de déléguer, et donc je vous conseille de passer des entretiens. A travers eux, vos peurs disparaîtront peu à peu car vous allez voir le potentiel que vous pouvez construire avec cette personne.
Cela m’amène donc à la question suivante, pourquoi tu penses important de déléguer ?
Marie – Il y a beaucoup d’avantages à déléguer :
Pour toi, cela va te permettre de gagner du temps et de te concentrer sur tes missions et tes projets prioritaires.
Pour moi, cela me permet de découvrir ton milieu, ton travail et d’acquérir des compétences dans cela. Cela peut être une peur de devoir former la personne, mais pour ma part, j’ai effectué ce stage de seulement deux mois, en télétravail, et pourtant, le bilan de la première semaine était très positif. Je n’ai pas éprouvé beaucoup de difficultés, même si chaque expérience est unique.
Mathilde – Oui c’est vrai, et en tant qu’entrepreneur, je pense qu’on a un impact dans la nouvelle génération. Je suis donc heureuse de te donner la possibilité de te projeter et que tu aies vraiment le choix, car tu auras vu les coulisses de l’entreprenariat et d’une grande entreprise, ce qui te permettra de choisir où tu souhaites t’orienter. J’ai de l’impact en transmettant ma passion pour mon métier. Je trouve ça déjà important lorsque l’on est entrepreneur engagé.
Comment déléguer pour la première fois ?
Mathilde – Pour déléguer plus facilement, est ce que tu aurais déjà des conseils à donner ?
Marie –
- Tout d’abord, lister les tâches sur lesquelles on veut déléguer. Par exemple, nous avions réalisé un listing des missions.
- Avoir des priorités avec des dates butoir : une sorte de mini calendrier des tâches
- Définir les plateformes sur lesquelles on va communiquer : dans notre cas, nous avions l’habitude de communiquer sur Voxer ou au pire par mail.
Mathilde – C’est vrai que c’est important de proposer un cadre, afin d’éviter de se disperser. Cela permet d’aller à l’essentiel et là où on se sent bien. Communiquer sur Voxer nous permettait de dissocier l’aspect personnel et professionnel. On avait également l’habitude de communiquer sur Notion, où on faisait nos tableaux de suivi, les bilans de la semaine etc.
Marie – J’aimerais souligner un autre point, qui est de donner des consignes claires. En effet, il faut se rappeler qu’en tant que stagiaire, nous ne sommes pas dans votre tête et donc ce qui vous semble évident ne l’est pas forcément pour nous. Donc il est important d’être très précis, voire trop, mais ce n’est pas grave.
Enfin, je pense qu’il faut savoir apporter un feedback sur les missions du stagiaire. Comme ça, on évite de refaire les mêmes erreurs. C’est un gain de temps pour nous et cela permet de fournir un travail plus qualitatif.
Mathilde – Oui tu as raison, nous concernant il y avait des moments dédiés aux bilans de la semaine et ces points étaient d’autant plus importants car tu étais en télétravail. Nous avions mis en place une routine, où on se voyait tous les lundis en présentiel. Cela montre que le télétravail ne doit pas être un frein en tout cas concernant la communication, et que vous pouvez malgré tout mettre en place des rituels. Nous avons réussi à allier le cadre, pour avoir un fil conducteur et à côté, faire preuve de flexibilité.
Marie – Je pense aussi que déléguer permet de retrouver le côté travail en équipe, car en tant qu’auto-entrepreneur, on peut parfois se sentir seul et éprouver des difficultés.
Mathilde – Oui, me concernant, tu as pu m’apporter un regard neuf. Grâce à ce stage je privilégie beaucoup plus le savoir être que le savoir faire, avec toi, j’ai privilégié ta motivation et ton sérieux.
En résumé …
Marie – Cela m’a apporté au niveau professionnel une première expérience dans le marketing digital et la communication. J’ai pu renforcer mes compétences et en apprendre de nouvelles. Cela m’a également apporté sur le niveau personnel : faire du télétravail, capacité d’adaptation, prise d’initiative. De plus, je trouve intéressant le fait d’avoir quelqu’un sur qui on peut compter sur le côté pro.
Mathilde – Pour ma part, cela m’a obligé à restructurer mon activité. Je sens que j’ai pris une aisance et une clarté dans mon esprit car j’ai dû communiquer avec Marie sur mon univers.
Cela m’a également appris à déléguer, les seules expériences que j’avais c’était plutôt de l’ordre du partenariat, mais là, ça n’avait rien avoir. Ici, j’avais un rôle de tutrice, avec des notions de management et tout s’est fait de manière fluide.
Pour se replacer dans le contexte, c’était un stage de deux mois, donc ce n’était pas rémunéré. C’était donc plus rassurant : je me suis sentie à l’aise sur les missions à déléguer. A présent, je me sens plus apte à déléguer et à investir sur cet aspect.
Enfin, cela m’a donné un coup de boost dans ma communication interne, les choses se sont mises en place de manière plus fluide et plus rapide car je devais les mettre en place pour faire vivre à Marie des expériences de communication. Je suis donc passée à l’action.
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